Tenggarong – Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
Arsip tersebut dibuat serta diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, serta Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
“Pentingnya kearsipan itu sendiri, agar memperoleh potret penyelenggaraan kearsipan yang utuh, serta kualitas yang meningkat dari waktu ke waktu, sehingga mampu merepresentasikan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan, yaitu ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya,” ujar kata Asisten I Pemkab Kukar Akhmad Taufik Hidayat, Kamis (27/2/2025).
ADVERTISEMENT
SCROLL TO RESUME CONTENT
Akhmad Taufik mengatakan perangkat daerah yang belum melakukan pengelolaan kearsipan dengan baik, tertib dan sesuai dengan kaidah kearsipan, harapannya di Tahun 2025 akan lebih meningkatkan pencapaiannya.
Hal itu disampaikam Akhmad Taufik saat acara Workshop dan Entry Meeting Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2025. Kegiatan Workshop tersebut mengusung tema “Kearsipan yang Berkelanjutan untuk Masa Depan yang Terbaik” dan digelar di Hotel Grand Fatma Tenggarong, Kamis (27/2/25).
Dia menyebutkan nilai hasil pengawasan kearsipan sebagai salah satu komponen penilaian reformasi birokrasi.
Hal ini sesuai dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi Birokrasi Nomor 14 Tahun 2014 tentang Pedoman Evaluasi Reformasi Birokrasi Instansi Pemerintah.
Dan juga Peraturan Anri Nomor 6 Tahun 2019 Tentang Pengawasan Kearsipan.
Harapannya bisa terwujud pengelolaan arsip yang lebih baik sehingga dapat tercipta budaya tertib arsip yang berkesinambungan dengan diadakannya audit dan pengawasan kearsipan.
Mendorong pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk mengadakan kearsipan berdasarkan pada prinsip, kaidah, standar kearsipan serta peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sehingga bisa terwujud akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan serta menjaga memori kolektif bangsa.
“Terima kasih atas peran dan kerja Bapak/Ibu sekalian sehingga Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) pada Tahun 2023 dan 2024 mendapatkan penghargaan dari Arsip Nasional Indonesia dan Gubernur Provinsi Kalimantan Timur di bidang kearsipan”, ujarnya.
Kepala Diarpus Hj Aji Lina Rodiah menyebutkan pengawasan Kearsipan Internal diantaranya penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan, penyusutan, SDM kearsipan , sarana dan prasarana kearsipan.
Setiap Perangkat Daerah diwajibkan untik mempersiapkan bukti fisik dari 1 Unit Kearsipan (Sekretariat) serta 2 Unit Pengolah (Bidang) berdasarkan formulir ASKI.
Bidang yang ditunjuk untuk diadakan audit yakni :
- Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia
- Bidang Pengadaan, Pemberhentian, Informasi Dan Penilaian Kinerja Aparatur.
“Tujuan dari Pengawasan Kearsipan itu sendiri yaitu mewujudkan pengelolaan arsip dengan pengelolaan arsip lebih baik, tertibnya budaya tertib arsip yang berkesinambungan yang sesuai kaidah, prinsip, & standar kearsipan serta peraturan Perundang-undangan,” ujarnya.
Lina menjelaskan ada sejumlah penghargaan yang didapatkan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan diantaranya pada tahun 2023 berhasil memperoleh terbaik pertama penyelenggaraan kearsipan Tingkat Kabupaten/Kota se Kaltim. Sedangkan di tahun 2024 penilaian dari ANRI memperoleh penghargaan pengelolaan arsip terbaik dari ANRI dengan predikat “memuaskan” tingkat provinsi Kaltim
Selanjutnya hasil pengawasan kearsipan internal Kabupaten Kukar selama 2 tahun terakhir, yakni di tahun 2023 ada 2 OPD yang memperoleh kategori memuaskan. Selain itu, di tahun 2024 ada 17 OPD dengan kategori memuaskan.
Peserta yang ikut kegiatan Workshop dan Entry Metting Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2025 ada 120 orang. Mereka berasal dari seluruh perangkat daerah serta Unit Pengolah Pencipta Arsip (UPPA) yang hadir lewat daring.
Acara ini juga dirangkai dengan pemberian penghargaan pengelolaan kearsipan berkinerja baik bagi perangkat daerah.
Ada pula penghargaan penyerahan arsip statis non Pemerintah Kabupaten Kukar, dikategori Memuaskan yakni Diarpus Kukar, Bapenda, Dishub, Bakesbangpol, BPKAD, RSUD AM Parikesit, DPMPTSP, DPMD, Dinsos, Diskominfo, Sekwan DPRD, Inspektorat, BKPSDM, Disperkim, Dispora.
Pengelola kearsipan kinerja terbaik dengan kategori memuaskan diraih oleh Kantor Kecamatan Muara Badak, Kecamatan Tenggarong dan Kecamatan Marangkayu di kategori Sangat Baik.
