Samarinda – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) kini tengah fokus pada digitalisasi arsip sebagai langkah untuk meningkatkan pengelolaan dokumen dalam pemerintahan.
Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga di Dispora Kaltim, Rasman Rading, menjelaskan bahwa langkah pemusnahan dokumen fisik yang sudah tidak relevan adalah langkah penting untuk menciptakan efisiensi dalam pengelolaan arsip.
“Pemusnahan dokumen-dokumen yang sudah usang harus dilakukan agar ruang penyimpanan tidak dipenuhi hal-hal yang tidak lagi berguna. Namun, semua harus dilakukan dengan memperhatikan regulasi yang ada,” ujarnya, Selasa (5/11/2024).
ADVERTISEMENT
SCROLL TO RESUME CONTENT
Dia juga menyoroti pentingnya menyimpan arsip yang masih berguna dalam format digital, terutama untuk mengantisipasi kemungkinan permasalahan hukum di masa depan.
“Dokumen-dokumen tertentu bisa menjadi sangat berharga dalam situasi hukum tertentu, sehingga penyimpanan digital harus menjadi prioritas,” tambah Rasman.
Menurut catatan Dispora Kaltim, banyak arsip fisik yang dimusnahkan berasal dari periode 2005 hingga 2011, saat digitalisasi belum banyak diterapkan.
Meskipun dokumen-dokumen ini telah dimusnahkan, data yang relevan tetap tersedia dalam bentuk digital untuk memastikan informasi penting tidak hilang.
Ia menegaskan bahwa keputusan untuk menghancurkan dokumen fisik tidak sembarangan dan diambil berdasarkan pertimbangan matang.
“Dokumen yang berusia lebih dari sepuluh tahun yang tidak lagi relevan memang sebaiknya dihapus. Menyimpan dokumen lama dari tahun 2004 hanya akan membebani sistem kami,” jelasnya.
Dengan kemajuan teknologi digital, Rasman percaya bahwa Dispora Kaltim akan dapat mengelola arsip dengan lebih baik dan lebih efisien.
“Kini, berkat digitalisasi, proses penyimpanan dan pengelolaan dokumen menjadi jauh lebih sederhana. Saya yakin dokumen yang dihapus adalah yang sudah tidak diperlukan lagi,” tutupnya. (ADV)
